AI研修・定着・記録の付け方
AI研修のあと、
週ごとの
記録して
研修を受けた直後は使っていたのに、数週間たつと、いつもの手順に戻っている。足りないのは使い方の知識ではなく、使わなかった週に、何が起きていたかの記録かもしれません。
先に結論。研修をやり直す前に、4週間、週に1行だけ「使った回数・使った業務・直した時間・使わなかった理由」を書きます。そのうえで、多かった理由に、手を1つだけ打ち、次の4週で同じ形で数え直します。理由は自社の記録から決めるので、他社の数字や一般論に合わせません。
この記事は、題材を決めたあとの「使い続ける」段の話です。使うAIの種類や道具の比較、料金には触れません。表と図の数字は読み方を示す例で、会社の業種や事情で変わります。
原因の見立て
AI研修の
研修のすぐあとは使われます。止まるのは、たいてい数週間後です。見るのは使い方の知識ではなく、使わなかった週に何が起きたかです。
研修を受けた直後は、教わった使い方を試す人が多いはずです。ところが2〜3週間たつと、いつもの手順に戻っていることがあります。このとき、「使い方を忘れたのでは」と考えて研修をやり直しても、止まった原因が別のところにあれば、また同じ形で止まります。
つまり、使われなくなったときに先に確かめるのは、使わなかった週の理由です。そしてその理由は、研修の内容ではなく、自社の1か月の記録から分かります。この記事は、題材を決めたあとの「続ける」段の話です。題材の選び方は小さな会社のAI研修、最初に扱う業務を3つの問いで1つに絞るにまとめています。
理由の分け方
使わなかった
使わなかった理由は、①何に使うか思い出せない ②直す手間が自分でやるより長い ③入れてよい情報か分からないの3つに分けて見ます。
表の右の列が、理由ごとの次の一手です。1回に手を打つのは、記録で多かった理由の1つだけです。
| 理由 | 現場で起きていること | 次の一手 |
|---|---|---|
| ①何に使うか思い出せない | 研修で使った題材以外の場面で、頭に浮かばない | 使う場面を1つだけ決めて、机の見える所に書く。場面を増やさない |
| ②直す手間が長い | AIの答えを読んで直す時間が、自分で書く時間より長く感じる | 頼み方（依頼文）を1つ固定して使い回す。それでも長いなら、題材の業務を替える |
| ③入れてよい情報か分からない | 取引先や個人の情報が混ざりそうで、使うのをやめてしまう | 入れてよい情報と入れない情報を、A4半分に書いて決める |
①は覚え方の問題に見えて、実際は「場面が広すぎる」ことが多いものです。②と③は、AIの性能ではなく、社内の決めごとで変えられます。どれが多いかは、他社の話ではなく、自社の記録で決めます。
自社で止まっている理由が、まだ分からないとき
記録の付け方から一緒に整理し、止まっている原因を1つに絞るところまでお手伝いします。
自社で止まっている理由を、一緒に1つに絞る→記録のしかた
使った回数と
4週間、週に1回だけ、使った回数・使った業務・直した時間・使わなかった理由の4つを1行で書きます。
毎週金曜の終わりなど、曜日を決めて、紙かメモに1行で足ります。AIに入力した文章そのものは写しません。業務の名前と回数だけで足ります。下の表の数字は、読み方を示すための例です。
| 週 | 使った回数 | 使った業務 | 直した時間 | 使わなかった理由 |
|---|---|---|---|---|
| 1週目（例） | 5回 | 見積書の文案 | 10分 | — |
| 2週目（例） | 4回 | 問い合わせの返信 | 15分 | — |
| 3週目（例） | 2回 | 問い合わせの返信 | 20分 | 直す手間が長かった |
| 4週目（例） | 1回 | 問い合わせの返信 | 25分 | 何に使うか思い出せなかった |
※ 表の数字は例で、実際の会社の評価ではありません。
この例では、回数が5回から1回へ減っています。同じ「問い合わせの返信」を記録した2〜4週目では、直す時間が15分から25分に延びています。3週目に「直す手間が長かった」、4週目に「思い出せなかった」と出ているので、先に手を打つのは、直す手間（②）です。
回数は、業務によって週に何回起きるかが違います。他社の回数に合わせず、自社の1週目と比べて、半分以下に落ちた週がどこかを見ます。
打ち手
記録を
理由が見えたら、多かった理由に手を1つだけ打ち、4週間は形を変えません。
記録を見ると、研修のやり直しも、ツールの入れ替えも、ルールの追加も、いっぺんにしたくなります。けれど、一度に変えると、使われ方が変わっても、どれが効いたのか分かりません。順番は次の通りです。
- 毎週1行、書く。曜日を決めて、使った回数・業務・直した時間・理由の4つだけ。入力した文章は写さない
- 理由を3つに丸める。「何に使うか思い出せない」「直す手間が長い」「入れてよい情報か分からない」のどれかに分ける
- 多かった理由に、手を1つだけ打つ。場面を1つに決める、依頼文を固定する、入れてよい情報を決める、のうち1つ
- 次の4週、同じ形で数え直す。使った回数と直した時間が、前の4週と比べてどう動いたかを見る。形は4週のあいだ変えない
⚠ 注意が2つあります。4週間の記録は、繁忙期や休みの週に左右されます。1回の記録で決めた原因は目安として扱い、次の4週で確かめます。もう1つ、この方法で使われるようになると約束できるものはありません。記録は、手を打つ場所を決める材料を得るためのものです。
付ける前の確認
記録を
個人情報・記録の使い方・出力の確認の3つを、付け始める前に決めます。
- 入力した内容を、記録に写さない。取引先や個人の名前が入った文章を記録に残すと、記録そのものが個人情報の置き場になります。業務の名前と回数だけで足ります
- 回数を、人の評価に結びつけない。使った回数で人を比べると、実際より多く書く人が出て、止まった原因が見えなくなります。見るのは、人ではなく「どの場面で止まったか」です
- AIの答えは、人が確認してから使う。直す時間を記録するのは、確認の手間を含めて測るためです。確認を省いた時間は、記録に入れません
⚠ 個人情報や取引先の情報を、生成AIに入れてよいかは、使うサービスの規約と社内の決めごとで変わります。迷うときは、入れないことを先に決め、下の一次情報で注意点を確認します。
題材の選び方はAI研修で最初に扱う業務の選び方、研修の進め方はAI研修（生成AI活用研修）、AI導入の全体はAI導入・業務効率化にまとめています。外に頼むか自分たちで進めるかは集客・AI導入は自分でやるか、外注するかも参考になります。
ご相談の前に
AI研修の
4週間のうちに、ほとんど使わなかったら、記録は無駄になりますか？
記録を付けること自体が負担になりませんか？
使った回数が少ない人がいたら、どうしますか？
研修を、もう一度やり直したほうがよいですか？
直した時間は、どう測りますか？
どのAIサービスを使っていても、この方法で記録できますか？
このページの根拠にした一次情報
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」— 生成AIサービスの利用時の注意喚起
- 経済産業省「AI事業者ガイドライン検討会」— 「AI事業者ガイドライン」の掲載元。AIを開発・提供・利用する事業者向けの指針
関連ページ
AI研修（生成AI活用研修） ・ AI導入・業務効率化 ・ AIエージェント導入 ・ 業務システム構築・データ一元化 ・ AI研修で最初に扱う業務の選び方
この記事を書いた人
守屋 大地｜Knotlas（ノットラス）代表
お店のWeb集客と、中小企業のAI導入・業務効率化を支援しています。自社でも、経理・営業管理・コンテンツ制作をAIと仕組みで回しながら、現場で使える形に落とし込んでいます。 運営者情報
自社で
記録の付け方から整理し、止まっている原因を1つに絞るところまで、あわせてお伝えします。入れてよい情報の決めごとも、一緒に整えられます。
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NEXT STEP
お店に当てはめて、
次の一手を考える。
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